Trainieren im hybriden Umfeld: Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Bitte berücksichtigen Sie bei virtuellen oder hybriden Veranstaltungen, dass Sie den virtuellen Besprechungs-/ Trainingsraum frühzeitig aufsetzen und die Teilnehmer*Innen in den Raum einladen (oder der Speaker tut dies).

• Fügen Sie den Link zum virtuellen Raum auch in Ihren Termin-Blocker hinzu.
• Hängen Sie eine kurze Anleitung zum Runterladen und Installieren individueller „Meeting-Software“ an.
• Weisen Sie darauf hin, dass ggf. die IT-Abteilung die Installation vornehmen oder freigeben muss.
• Geben Sie ein kurzes Briefing für die Teilnehmenden mit dazu (Laden Sie sich hierzu gerne unsere Vorlage runter (noch einzufügen))

Bitte berücksichtigen bei der Durchführung von virtuellen Veranstaltungen und einer Video-Zuschaltung der Teilnehmenden, dass Sie darauf hinweisen, dass durch die Veranstaltung auch andere das Video eines jeden Teilnehmenden sehen können. Weisen Sie drauf schon im Einladungsprozess explizit hin und lassen Sie sich dies ggf. unterschreiben bzw. bestätigen. Auch auf eine mögliche Aufzeichnung (Recording) der Veranstaltung müssen Sie hinweisen.

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Besonders bei größeren Veranstaltungen (ab 10 Personen) bietet es sich an, zwischendurch in kleinere Gruppen zu wechseln, um vernünftig miteinander ins Gespräch kommen zu können.

Stimmen Sie mit den Moderierenden ab ob Sie Gruppenaufgaben durchführen wollen und setzen Sie dafür entsprechende Gruppenräume auf. In Cisco Webex Meetings können Sie die Gruppenräume bereits vor Start der Veranstaltung einrichten und die Teilnehmer*Innen den entsprechenden Gruppen zuordnen.

Im Beispiel zeigen wir dies anhand von Cisco Webex.

Begrüßen Sie die Teilnehmer*Innen bereits vorab im virtuellen Raum, indem Sie den Trainerenden vorstellen und laden Sie mögliche Dokumente und Vorbereitungsaufgaben hoch.

Bitte führen Sie einige Tage vor der Veranstaltung einen Technik-Check durch. Überprüfen Sie, dass der Trainierende bzw. Moderierende entsprechende Bandbreite zur Verfügung hat. Laden Sie zu einem kurzen Live-Technik-Check neben den Teilnehmer*Innen auch alle Speaker oder weitere Beteiligte ein.

Kündigen Sie den Termin für den Technik-Check im Rahmen der Einladung zur Veranstaltung an.

Abhängig von der Gruppengröße bzw. der Anzahl der Teilnehmenden, wird geplant, wie die Veranstaltung durchgeführt werden sollte. Bei größeren Gruppen bietet es sich an mehrere Rollen zu vergeben: z.B. „Host“ und „Presenter“, um Moderation und Präsentation aufzuteilen.

• Kleine Gruppen bis zu 9 TN:
  in diesem Kontext befinden Sie sich im sehr persönlichen Bereich und damit sind wahrscheinlich auch direkte Gespräche mit allen Teilnehmenden möglich.nden möglich.
• Mittlere Gruppen (ab 10 TN):
  bei dieser Größe sollten Sie, wie bereits genannt über Gruppenräume, Gruppenaufgaben und andere Aspekte zur Auflockerung des Vortrags/Workshop bzw. der Veranstaltung nachdenken.
• Größere Gruppen (ab 20 TN):
  in diesem Kontext sollten Sie über einen Co-Moderator nachdenken. Dieser kann dann auch die Gruppenräume mit moderieren.
• Große Gruppen (ab 50 TN):
  bei dieser Gruppengröße bietet es sich an mit zwei Moderierenden bzw. Trainierenden zu agieren. Im Plenum findet dann meist der Theorieinput und Diskussionssessions statt. Zur Erarbeitung von unterschiedlichen Arbeitsaufträge sollte die Gruppe dann in Kleingruppe in virtuelle Gruppenräume geschickt werden und ihre Ergebnisse im Anschluss dem Plenum präsentieren. Die Moderierenden/Trainierenden können zwischen den virtuellen Gruppenräumen zur Unterstützung wechseln.
• Sehr große Gruppen (ab 100 TN):
  in einem derart großen und anonymen Kontext ist meist nur noch die Vortragsform möglich. Zur Auflockerung und Einbeziehung der Teilnehmenden sollten Umfragen, kleine Videos oder auch ein Quiz genutzt werden. Brauchbare Tools hierfür sind zum Beispiel Mentimeter oder …

Bereiten Sie den Feeback-Prozess vor, so dass alle Teilnehmer*Innen daran teilnehmen können.

Wir empfehlen einen digitalisierten Feedbackbogen – wie z.B. Microsoft Forms oder ein anderes Umfragentool – der sich einfach aufsetzen, verteilen und evaluieren lässt.