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Eventmanagement für Cisco vom Konzept bis zum letzten Event: Roadshow-Serie durch ganz Deutschland
Zeitraum
Juni 2024
bis April 2026
Kund:in
Cisco
Themen
Elf Städte, ein Auftrag: Planung und Umsetzung einer Roadshow-Serie für Cisco
Im Rahmen einer langfristigen Zusammenarbeit mit Cisco begleiteten wir eine mehrstufige Roadshow-Serie, die sich an Entscheider:innen einer Unternehmensgruppe aus dem Finanzdienstleistungssektor richtete. Aufbauend auf einer begleitenden Webinarreihe wurde die erste Roadshow konzipiert und konsequent in insgesamt vier Runden durchgeführt mit dem Ziel, die Zielgruppe direkt an ihren Ausbildungs- und Arbeitsstandorten abzuholen und live erlebbar zu machen, wie die Webex by Cisco als Komplettlösung den Arbeitsalltag neu definiert.
Die Roadshow richtete sich an Verantwortliche aus den Bereichen IT, Administration und Facility sowie Referent:innen aus der Geschäftsführungsebene – Personen, die aktiv die Arbeitsplätze der Zukunft mitgestalten. Insgesamt umfasste die Serie vier Runden mit Stationen in elf deutschen Städten: Dortmund und Stuttgart, Landshut, Potsdam und Hannover, Frankfurt und Erfurt sowie Eschborn, München, Düsseldorf und Berlin.
Für eine konsistente Qualität war die update bei allen Standorten als Partner eingebunden.
Wünsche des Kunden
- Aufsetzen und Betreuung einer professionellen Eventplattform inklusive Anmeldemanagement und Monitoring der Registrierungen
- Entwicklung eines durchgängigen Eventbrandings – von Key Visuals bis hin zu digitalen und gedruckten Materialien wie E-Mail-Templates und Roll-ups
- Gestaltung und Umsetzung der Badges für den Registrierungsprozess vor Ort
- Organisation und Abstimmung mit den jeweiligen Locations
- Recherche, Gestaltung und Beschaffung von hochwertigen Giveaways
- Übergreifendes Projektmanagement und Koordination aller externen Stakeholder
- Lückenlose Nachbetreuung: Follow-up-Mails, Bereitstellung der Veranstaltungs-Präsentationen inklusive Umfrage an die Teilnehmenden sowie Ergebnisaufbereitung für Cisco
„Mit update hatten wir einen Partner an unserer Seite, der alle organisatorischen Fäden in der Hand hielt – von der Einladung bis zur Nachbereitung. Das hat uns den Freiraum gegeben, uns voll auf unsere Inhalte und unsere Kunden zu konzentrieren. Die Begeisterung der Teilnehmenden hat das bestätigt.“
Natalia Lysenko, Webex Marketing Leader, Germany and North Europe
Bundesweites Projektmanagement für ein wiederkehrendes Event-Format
Die zentrale Herausforderung einer Roadshow-Serie dieser Größenordnung liegt nicht im Einzelevent – sondern in der konsistenten Qualität über viele Städte, Teams und Termine hinweg. Unsere Aufgabe war es, genau das sicherzustellen: Wir übernahmen die vollständige operative Steuerung des Projekts und agierten als verlässliche Schnittstelle zwischen Cisco, den Locations und allen weiteren Beteiligten.
Von der Einladungslogik über das Anmeldemanagement bis hin zur Vor-Ort-Koordination bündelten wir alle Fäden in einer Hand. Die Eventplattform wurde so aufgesetzt, dass Anmeldungen strukturiert erfasst, Teilnehmende gezielt angesprochen und Auswertungen jederzeit abrufbar waren. Parallel dazu entstanden durchgängig gestaltete Kommunikationsmittel – von den Key Visuals bis zu den E-Mail-Templates – die die Webex-Markenwelt einheitlich transportierten.
Für jede der elf Stationen wurden die lokalen Locations individuell koordiniert: Anforderungen wurden abgestimmt, Abläufe geplant und sichergestellt, dass das Cisco-Team und Teilnehmende vor Ort alles vorfanden, was sie brauchten. Ergänzt wurde das Erlebnis durch sorgfältig ausgewählte Giveaways sowie personalisierte Badges, die den professionellen Rahmen der Veranstaltungen unterstrichen.
Nach jedem Event sorgten Teilnehmerumfragen für strukturiertes Feedback – eine wertvolle Grundlage für die kontinuierliche Weiterentwicklung des Formats über die vier Runden hinweg.
DIE UMSETZUNG DER WEBEX ROADSHOW IM FINANZDIENSTLEISTUNGS-SEKTOR WAR RUNDUM ERFOLGREICH DURCH...
- ....lückenloses Projektmanagement mit durchgängig hoher Qualität sowie reibungslose Koordination aller externen Stakeholder und Locations über vier Runden und elf Städte hinweg
- …über 300 Registrierungen deutschlandweit, die das große Interesse an der Webex by Cisco Lösung im Finanzdienstleistungssektor widerspiegeln
- …einheitliches, markentreues Branding aller Materialien – von der digitalen Einladung bis zum Badge vor Ort
- …strukturiertes Teilnehmerfeedback als Basis für die kontinuierliche Optimierung der Veranstaltungsreihe
Die Roadshow-Serie zeigt eindrucksvoll, was gelingt, wenn Planung, Koordination und Umsetzung präzise ineinandergreifen – und das nicht einmalig, sondern über fast zwei Jahre und bundesweit in über 10 Städten hinweg. Wir sind stolz darauf, Cisco als verlässlicher Partner für Events und Messen an der Seite gestanden zu stehen und gemeinsam eine Veranstaltungsreihe auf die Beine gestellt zu haben, die bei den Teilnehmenden nachhaltig in Erinnerung bleibt.